Kontokort kopplat till Göta studentkårs bankkonto

Om du har en roll i organisationen som ger möjlighet att få ett kontokort så kan följande information vara bra att läsa.

De roller som brukar kunna få tillgång till ett kontokort

• Heltidare

• Kassör i kommitté

• Insparkskoordinator

• Projektledare för exempelvis arbetsmarknadsmässa

Vad behöver du känna till innan ett kontokort beställs

• Kontokortet kommer vara personligt! Det är registrerat på ditt personnummer

• Kontokortet är kopplat till ett konto hos Göta studentkår

• Kontokortet har en inställd limit som innebär att du max kan göra köp för 5000 kr/månad

• Kontot dit kortet är kopplat har inte mer än nödvändigt med pengar inlagt (ca 5000 kr/månad)

• Ekonomiansvarig fyller på kontot i början på varje månad

• Behöver man mer pengar/ändra limit så säger man till ordförande/vice ordförande

• Du måste redovisa dina kvitton för köp med kontokortet senast den 5:e månaden efter (för köp gjorda i januari, ska redovisning ha skett senast 5 februari).

För att vi sedan ska kunna beställa ett kontokort behöver du som kortmottagare fylla i en digital blankett. Länk till blanketten får du av ekonomiansvarig.

Kontokortsredovisa

När du ska kontokortsredovisa behöver du fylla i den så korrekt du kan. Om du blir osäker ta kontakt med Ekonomiansvarig som hjälper dig. Men titta gärna på instruktionerna nedan innan du tar kontakt.

När det är dags att kontokortsredovisa får du ett mejl från vårt system Barium - men med avsändare Ekonomi - Göta studentkår. Mejlet går automatiskt ut från systemet den 1:a i månaden efter den du ska redovisa. Du har sedan på dig till den 5:e med att skicka in, efter det skickar systemet påminnelser.

I mejlet finns en länk för att komma till redovisningsformuläret. Det ser du ut såhär:

• Redovisningsdatum är automatiska dagens datum

• Redovisning för månad, här måste du välja vilken månad du redovisar för, alltid månaden innan

• Kontokortsnr, Namn på kontokortsinnehavaren och Mejladress kontokortsinnehavaren är alltid automatiskt ifyllt.

Om det är så att du inte har några kvitton att redovisa om du inte har gjort några köp, kan du klicka i checkbox: Jag har inget att redovisa denna månad, sedan scrolla längst ner i formuläret och trycka på Skicka.

Registrera kvitton

Nästa stycke i formuläret är den del där information om kvitto ska anges. Varje ruta ska redovisa ett kvitto. Det betyder att du endast kan ange en kontering per kvitto. Vill du dela upp kvittot på flera konteringar, meddela Ekonomiansvarig så löser hon det när det redovisas i redovisningssystemet.

Har du fler kvitton klickar du helt enkelt på plus-tecknet, antingen ovanför eller under befintlig kvittoruta. Har du klickat på plus-tecknet fler gånger än du har kvitton att redovisa går det bra att använda minus-tecknet.

För att redovisa ett kvitto ska följande anges:

• Kostnadsställe - klicka på pilen till höger om textrutan och välj det kostnadsställe du vill redovisa för

• Konto - när du har valt ett kostnadsställe kommer en pil synas till höger och textfältet och genom att klicka på den kan du välja vilket budgetkonto som ska belastas med kostnaden

• Benämning (syfte med inköpet) - Ska anges i beskrivande text, exempelvis fika till styrelsemöte, dekoration till sittning, kostnad för systemet xx eller annan lämplig beskrivning.

• Belopp - ange i exakta kronor och ören om det är vad som dragits från kortet. Om det dragits 53,95 kr är det vad som ska anges (var observant på kvittot, ibland är ett avrundat belopp tydligast på kvittot)

• Kvitto - I enlighet med texten i rubriken så SKA digitala kvitton bifogas, det är okej att bifoga bild på ett fysiskt kvitto men dessa måste ALLTID lämnas in till Göta studentkårs expedition också. För att bifoga, tryck på knappen Bifoga och välj dokument.

Bekräfta

För att det ska vara möjligt att skicka in redovisningen måste du kryssa i bägge kryssrutorna som syns på bilden ovan. Detta för att bekräfta att du förstår att fysiska kvitton ska lämnas in till ekonomiansvarig (går alltså bra att lämna in i Göta studentkårs expedition) och att de köp och kvitton du redovisat är kostnader som tillhör Göta studentkår.

Skicka

Slutligen klicka på knappen Skicka.

Efter redovisningen

Om du har fysiska kvitton är det viktigt att lämna in dessa på Göta studentkårs expedition eller direkt till ekonomiansvarig. Om detta inte är gjort innan den 5:e kommer påminnelser skickas till dig. Ekonomiansvarig kommer inte anse redovisningen som avslutad innan alla kvittounderlag i dess korrekta form finns hos denne.

Avsluta kontokort

Om du inte längre är i behov av kontokortet ta kontakt med Ekonomiansvarig som spärrar kortet på banken samt avslutar utskick för redovisning.