# Guide till formella möten ### Inför mötet **Kallelse** \ Det första som ska göras inför att ett formellt möte ska hållas är att skicka en kallelse. * Kallelse skickas till de personer som kallas för att sammanträda i ett möte * Kallelse ska även alltid skickas till * Kallelsen ska läggas ut på Göta studentkårs hemsida under ”Kommande möten” samt på Orbi. * En kallelse ska innehålla tid och plats för mötet * En kallelse kan även innehålla en preliminär dagordning (Fullmäktigemöten ska ha en). När en kallelse ska skickas ut beror på vilket typ av möte det gäller: Fullmäktigemöte: 25 dagar innan mötet \ Kårstyrelsemöte: 10 dagar innan mötet \ Sektionsstyrelsemöte: 10 dagar innan mötet ### Motionsstopp Motionsstopp avser den dag som är deadline för att skicka in en motion till det formella mötet. \ \ Fullmäktigemöte: 20 dagar innan mötet \ Kårstyrelsemöte: 5 dagar innan mötet \ Sektionsstyrelsemöte: 5 dagar innan mötet ### Dagordning En dagordning visar vilka punkter som ska behandlas på mötet. Dagordningsmallar finns tillgängliga på Göta studentkårs server. Dagordning skickas ut i samband med handlingarna (preliminär dagordning skickas med kallelsen). En dagordning innehåller alltid preliminärer (här sätts ramarna för mötet) och är i övrigt uppdelad i: * Rapporter * Beslutsärenden * Valärenden * Diskussionsärenden * Övriga frågor (övriga frågor beslutas om under preliminärerna, vid punkten där mötets föredragningslista beslutas om). ### Handlingar Handlingar är underlag för det som ska tas upp på mötet och är knutna till respektive punkt på dagordningen. Mall för handlingar finns tillgängliga på Göta studentkårs server. Majoriteten av alla punkter bör ha en handling knuten till sig, detta för att ledamöterna i respektive organ ska ha möjlighet att läsa in sig på de punkter som ska tas upp på mötet och redan innan mötet ha kunnat skapa sig en uppfattning kring beslut, val och diskussioner. Punkt på dagordningen utan en handling knuten till sig (ska föredras muntligt) markeras med \*. Dagordning och handlingar ska skickas ut i rimlig tid innan ett möte ska ske: Fullmäktigemöte: 10 dagar innan mötet \ Kårstyrelsemöte: 3 dagar innan mötet \ Sektionsstyrelsemöte: 3 dagar innan mötet ### Under mötet En regel för formella möten är att man alltid utser mötesfunktionärer och att protokoll alltid ska föras: * Mötesordförande (en person). Ansvarar för att leda mötet, hålla koll på talarlista, fördela ordet samt ansvarar för att korrekt mötesformalia efterföljs. * Mötessekreterare (en person). Ansvarar för att protokollföra det som sägs och beslutas på mötet. I regel nedtecknas endast de faktiska beslut som tas på mötet, undantag diskussionspunkter. * Justerare tillika rösträknare (en till två personer). Måste kunna närvara hela mötet. Räknar röster vid omröstningar (både öppna och slutna) samt lyssnar uppmärksamt hela mötet för att kunna stämma av mot protokollet i senare skede. * I början av varje möte ska mötet öppnas av ansvarig person, tid för detta ska noteras i protokollet. ”Namn Namnsson öppnar mötet klockan XX:XX. * Styrelsen ska alltid besluta om mötet har varit behörigt utlyst, alltså om kallelse och handlingar skickats ut i tid. ”att anse mötet behörigt utlyst”. Se respektive organs arbetsordning för specifika regler för hur varje möte genomförs. ### Efter mötet Efter ett formellt möte finns det en rad saker som måste göras innan man kan anse sig klar med mötet. Det viktigaste är justering och tillgängliggörande av protokoll samt givetvis verkställande av beslut. ### Protokoll Det är viktigt att föra protokoll då det garanterar transparens inför föreningens medlemmar. Det är även väldigt viktigt för styrelsens arbete då protokoll tydliggör vilka beslut som har fattats och hur ansvar har fördelats. Protokollet kan först anses klart när det renskrivits, justerats och signerats av de utsedda justeringspersonerna samt efter att det är utlagt på Göta studentkårs hemsida. Mötesordförande, mötessekreterare och justerare ska signera protokollet. ### Protokoll steg för steg 1. Mötessekreterare renskriver protokollet 2. Protokoll skickas ut till mötesordförande samt justeringsperson(er) via mejl. Dessa personer läser sedan igenom protokollet och delger sina kommentarer och synpunkter på protokollet. 3. När alla är nöjda med hur protokollet ser ut i sin slutgiltiga version är det dags att signera. 4. Signering sker i regel digitalt via verktyget ”Scrive”. Protokoll skickas till Organisationssamordnare tillsammans med en lista med mötesroll, fullständigt namn samt mejladress till alla som ska signera. 5. Meddela även om någon punkt på mötet ska maskeras efter signering. 6. Protokollet skickas ut på signering av Organisationssamordnare. När alla parter signerat protokollet (med BankID) sparas det ner på sin rätta plats på servern. Efter det görs även en ”bortredigerad” kopia av protokollet där personnummer tas bort samt eventuella stänga punkter maskeras. 7. Bortredigerad version publiceras på Göta studentkårs hemsida samt skickas ut vid nästa styrelsemöte så att samtliga ledamöter och medlemmar kan ta del av protokollet. 8. Originalet av protokollet sparas alltid på servern. ### Uppföljning av beslut Det sista som ska göras är beslutsuppföljning. Detta sker löpande för fullmäktige- och kårstyrelsemöten av Organisationssamordnare men uppmuntras även att göras för sektionsstyrelsemöten. Mallar för beslutsuppföljning finns att hitta på Göta studentkårs server. Beslutsuppföljning görs för att styrelsen ska kunna säkerställa att de beslut som tas på respektive möte faktiskt verkställs. ### Checklista möten **Inför mötet** * [ ] Skicka kallelse med tid och plats för mötet (ev. preliminär dagordning). Glöm inte att alltid skicka till . * [ ] Att hålla koll på: Fullmäktige - 25 dagar innan mötet. Kårstyrelsemöte - 10 dagar innan mötet. Sektionsstyrelsemöte - 10 dagar innan mötet. * [ ] Gör en dagordning (mallar finns på servern). Ska innehålla samtliga punkter som ska tas upp på mötet. * [ ] Notera dag för motionsstopp: Fullmäktigemöte - 20 dagar innan mötet. Kårstyrelsemöte - 5 dagar innan mötet. Sektionsstyrelsemöte - 5 dagar innan mötet. * [ ] Skriv handlingar. Majoriteten av alla punkter på dagordningen ska ha en handling knuten till sig. Punkt på dagordning utan handling markeras med \*. * [ ] Att hålla koll på: Fullmäktigemöte - 10 dagar innan mötet. Kårstyrelsemöte - 3 dagar innan mötet. Sektionsstyrelsemöte - 3 dagar innan mötet. **Under mötet** * [ ] Minst tre mötesroller ska alltid väljas: Mötesordförande, Mötessekreterare och justeringsperson(er). Måste vara olika personer. * [ ] Mötesordförande leder mötet, fördelar ordet, håller koll på mötesformalia. * [ ] Mötessekreterare skriver protokoll, noterar beslut. * [ ] Justeringspersoner räknar röster samt lyssnar uppmärksamt hela mötet för att kunna stämma av mot protokollet. **Efter mötet** * [ ] Mötessekreteraren renskriver protokollet. * [ ] Protokollet skickas ut till samtliga justeringspersoner (mötesordförande + 1–2 justeringspersoner). Dessa ska återkomma med feedback innan signering sker. * [ ] Protokoll mejlas till organisationssamordnare (Word-format) tillsammans med lista på de som ska signera enligt följande: Mötesroll, Förnamn Efternamn, Mejladress. * [ ] Meddela även om någon punkt på mötet ska maskeras efter signering. * [ ] Signering sker digitalt via externt verktyg av alla justeringspersoner via BankID. * [ ] Efter protokollet är signerat av alla parter sparas det i korrekt mapp på servern. * [ ] En kopia av det signerade protokollet skapas ”Bortredigerad version” där personnummer tas bort. Detta är den version som sen läggs upp på hemsidan och skickas ut till nästkommande styrelsemöte. * [ ] Beslutuppföljning sker enligt beslutuppföljningsmallen.